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¿Qué tan bien retroalimentas a tus colaboradores?

La mala comunicación es un problema muy común en las PYMES y podría decirse que, en la vida diaria, la comunicación deficiente o “incompleta” es decir, yo digo algo y creo que la otra persona entendió exactamente lo que yo quería decir, simple, ¿no? Sin embargo, es increíble cuantas veces decimos algo y se hace de manera diferente o no completa. Ahora, traslada esto a tu empresa y a tus colaboradores, ¿cuántas veces has esperado que una tarea se haga de determinada manera y simplemente no sucede? o no se hace como habías pensado que resultaría, bueno este problema es de lo más común y uno de los factores importantes que afectan esa comunicación es la retro alimentación.

 

¿Qué es una buena retro alimentación del desempeño? Idealmente se tendría que tener una junta mensual de retroalimentación formal al mes cada jefe con cada subordinado. Debe hacerse en un lugar aislado, privado donde se tenga toda la atención y enfoque de ambos (jefe y subordinado). La duración de esta la junta de retroalimentación formal sería de entre 30 mins. a 1 hr. quizá las primeras juntas sean de 1 hr. y ya después con la práctica se pueden tener en 30 mins. Estos son los 5 puntos que deben de abarcar estas juntas:

 
  1. Escuchar primero, preguntar ¿cómo vas, ¿cómo te sientes en tu trabajo? y escuchar activamente lo que el otro tiene que decir.
 
  • Después preparamos una lista de cosas que ese colaborador está haciendo bien, pero tiene que ser muy específica, no podemos decir sólo: “buen trabajo” o “estás mejorando mucho”, hay que decir exactamente qué es lo que como jefes estamos esperando de ese colaborador. Muchas veces el colaborador cree que está haciendo algo bien pero no es lo que tú como jefe necesitas o estás esperando.
 
  • Siguiente punto, hay que hacer la lista de las áreas de oportunidad, es decir lo que no se está haciendo de la mejor manera también de una forma muy específica, no podemos sólo decir: “has bajado tu rendimiento”, sino qué tareas o actividades no se hicieron como se esperaba, qué fue lo que falló y cómo se debería haber hecho.
 
  • Una vez hecho esto, hay que definir máximo 5 puntos, actividades o proyectos en las que queremos que la persona se enfoque y que revisaremos la siguiente junta mensual de retroalimentación formal. Esto debe hacerse en una junta individual cada jefe con cada uno de sus subordinados, es realmente importante tomarse el tiempo para hacer esta junta a detalle, ya que verás enormes beneficios casi de inmediato.
 
  • Por último preguntarle a la persona sobre su vida personal, cómo están las cosas en casa, como está su situación familiar. Es increíble como las personas pasan la mayoría de su vida en el trabajo y pocas veces saben qué sucede en la vida personal de las personas con las que colaboramos directamente. Esta última pregunta trae además un sentido de humanidad, un mensaje que debe de ser honesto y sincero y que dice “me interesas como persona no sólo como compañero de trabajo”.
 

Por otra parte, una vez terminando la reunión, debes asegurarte de que el colaborador reciba por escrito la descripción de los puntos 2,3 y 4, es decir, de lo que está haciendo bien, de lo que no está haciendo bien y de los puntos o proyectos a enfocarse. Se debe enviar por correo y asegurarnos que lo reciba. Esta última parte es CRITICA, los seres humanos por naturaleza tenemos memoria selectiva, tendemos a acordarnos de los que nos conviene, al mandar estos puntos por mail ya quedó un claro y por escrito antecedente de lo que se platicó.

 

Enseña a todos tus jefes que tengan personal a su cargo a hacer esta junta de retro alimentación formal y lleva un registro por escrito de quienes están teniendo las reuniones con quienes para un mejor control y verás como el desempeño de tu empresa cambia radicalmente.

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