Consejos para la administración y gestión de pymes

La mayoría de las Pymes se enfrentan al problema de administrar adecuadamente y de una manera ordenada su Pyme, mucha de la información y herramientas existentes están diseñadas para grandes empresas. Aquí algunos consejos para la administración y gestión de pymes.

Veremos algunos consejos para la administración y gestión de pymes.

Elaborar una Visión y luego medirla con indicadores adecuados

Algo muy importante es diseñar la visión estratégica del negocio, es decir como se verá la empresa en el largo plazo, lo recomendable es que sea a 5 años ya que es un horizonte de tiempo ni muy largo ni muy corto para visualizar y medir.

La visión estratégica consiste en escribir un documento muy detallado de como se verá la empresa en el futuro, incluimos ventas, margen de ganancias, número de sucursales, número de colaboradores, etc.

Una vez que se tiene esta visión (que puede cambiar en el tiempo) diseñamos como medir cada año y luego cada mes los indicadores de como va el avance hacia esta visión.

Es muy importante poner atención a esto para no desenfocar la Pyme hacia donde queremos llegar.

Hacer diseño de procesos y asegurar la implementación

Esta es una de las herramientas más importantes para profesionalizar tu empresa, diseñar procesos se refiere a pensar en las principales actividades y documentarlas, ir escribiendo cada paso que se tiene que dar para el logro de la actividad.

Hacer un pequeño diagrama con cuadros y flechas de como va el flujo de las actividades y luego detallar en siguientes páginas cada uno de estos pasos, quien debe hacerlo, cuánto tiempo le debe llevar y si se requiere más detalle hacer un manual.

Este documento debe leerse y compartirse con todos los involucrados para que no haya dudas, después todos tienen que seguir ese proceso y tiene que haber un seguimiento y supervisión de que se sigan para que no se queden guardados y que nadie los use.

Tener un seguimiento puntual al flujo de efectivo

Las Pymes son muy sensibles al flujo de efectivo, esto no es lo mismo que ventas, el “cash” es tal cual cuánto dinero está entrando a la empresa y es muy importante revisar cuanto está saliendo también.

El efectivo es como la sangre que mantiene viva y funcionando a la empresa. Para llevar un buen seguimiento al flujo de efectivo, hay que revisarlo cada semana al menos.

Empezar viendo cuanto se tiene de saldo en bancos, luego cuanto proyectamos que va a ingresar en posibles ventas o en clientes por cobrar y cuántos pagos se tienen que hacer tanto de proveedores como de gastos administrativos, nóminas, rentas, etc.

La diferencia de la resta de los posibles ingresos de la semana menos los gastos que se van a hacer nos va a dar el saldo que se proyecta al final de esa semana, para la siguiente tomamos como saldo inicial lo que quedó de la semana anterior.

Aprender a entender la información financiera real

Muchos dueños de Pyme desconocen la realidad de su información financiera, lo que pasa regularmente es que se envían facturas al contador y este realiza el cálculo de los impuestos a pagar y listo.

Esto es muy grave ya que puede ser que la empresa esté funcionando sin ser rentable, se miden sólo las ventas y la utilidad, pero ser rentable significa que tienes un buen margen de ganancias.

Esto permite afrontar los gastos operativos sin problemas, y que estos gastos son realmente los que se tienen que hacer.

Por esto es importante llevar estados financieros que reflejen la realidad de la situación de la empresa que pueden llevarse aparte de la información que se presenta para trámites tributarios.

Implementar un adecuado sistema de selección de personal

Hay una práctica muy común en las Pymes que consiste en “contratar rápido y despedir lento” esto significa que cuándo se da una vacante se consigue muy pronto a alguien para que haga el trabajo sin que tenga necesariamente el perfil adecuado o que se tengan las referencias adecuadas.

Luego el problema está también en que no se puede despedir a la persona porque no hay quien llene la vacante, esto hace que haya muchos conflictos con otros colaboradores y en el mismo trabajo.

Hay un proceso de selección de personal especializado para Pymes que es el método Top Grading y que consiste en una serie de entrevistas que van filtrando a los candidatos.

Las entrevistas tienen que hacerlas el jefe directo de la persona a contratar y el director general, esto marca una diferencia importante con las grandes empresas.

En ellas los procesos de selección de personal los llevan a cabo el departamento de recursos humanos, pero no son los mismos procesos en Pymes. 

No dejes de implementar estos consejos para la administración y gestión de pymes.