Cómo mejorar los procesos en tu empresa
No existe empresa exitosa que al primer intento logre desarrollar los procesos perfectos, lo que si es factible es una vez desarrollados e implementados, revisarlos y mejorarlos. Aquí te decimos cómo mejorar los procesos en tu empresa.
¿Cómo se mejoran los procesos?
Un proceso mal desarrollado puede llevarte a nefastas consecuencias en términos de pérdidas de tiempo y desenfoque de los líderes y la irritación y desmotivación de los colaboradores.
Un proceso bien diseñado proporciona libertad y comodidad a ambos.
Siempre que quieras mejorar un proceso, habla con el dueño del proceso, ya que es quien mejor lo conoce y pasa parte importante de su tiempo pensando cómo hacerlo mejor, más fácil y más rápido.
Para mejorar empieza por definir las áreas de mejora
Define cuáles son las áreas que requieren una mejora, esto lo puedes hacer realizando una auditoría interna de procesos en el área elegida, para poder identificar los problemas actuales y los riesgos potenciales presentes.
Identifica las causas del problema y fija objetivos
Analiza el proceso actual para entenderlo de principio a fin y fija objetivos de mejora realistas, éstos deben cumplir con estos requisitos:
- Ser realistas y alcanzables, que sean posibles de cumplir.
- Acotados en tiempo y nivel de cumplimiento.
- Susceptibles de modificación ante contingencias no previstas
- Ajustarse a la realidad operativa y económica de la empresa.
- Ser comprensibles para todos los implicados.
Selecciona las acciones de mejora de procesos
Define aquellas acciones que mejoren los procesos, esto se puede hacer aplicando técnicas como lluvia de ideas, en las que se discutan propuestas novedosas para la resolución de los problemas que en el proceso están ocasionando.
Háganse la pregunta ¿Esto aporta costo o aporta valor?
Esta etapa nos debe de llevar a un listado con los principales pasos que se deben llevar a cabo para cumplir con los objetivos que se definieron en la etapa anterior
Planeación de la implementación para mejorar los procesos en tu empresa
Una buena implementación debe considerar los niveles de interdependencia y prioridad cuidando aspectos como:
Nivel de dificultad de la implementación. – Inicien por las tareas de menor grado de dificultad e implementen todos los cambios de forma incremental, liberando de inicio las más sencillas para poder centrarse en las más complejas.
Plazo para su implantación. – Habrá tareas que no impliquen un esfuerzo mayor y otras que requerirán de mayo tiempo, igual que el punto anterior inicien por las más rápidas de implementar.
Impacto en los resultados. – Deben tener prioridad aquellos pasos del proceso que estén impactando mayormente en los resultados o en los procesos decisivos.
Seguimiento puntual
Poner en marcha la mejora del proceso es solamente la primera parte del plan de mejora, una vez ejecutado es muy importante darles seguimiento puntual a las actividades para evitar una regresión.
El plan de seguimiento debe incluir ordenadamente todos los cambios, su correcto desarrollo y la visión general de lo que sucede en la organización.
