Cómo sistematizar y estandarizar tu Pyme con éxito
Existen herramientas poderosas para mejorar los resultados, solamente se debe aprender a profesionalizar su negocio. Aquí te decimos cómo sistematizar y estandarizar tu Pyme con éxito.
¿Qué es una Pyme exitosa?
Es una empresa que agrega valor y sabe que la base de su negocio son sus clientes y por tanto todos sus esfuerzos y estrategias están dirigidas a ofrecer los mejores productos/servicios y que éstos les aporten beneficios.
También son organizaciones que ponen a las personas en el centro; clientes y colaboradores y saben que estos últimos son los que los acompañarán en el recorrido hacia el éxito de la empresa
¿Porqué es importante sistematizar y estandarizar tu Pyme?
Porque permitirá:
- Estructurar los Procesos Críticos del Negocio.
- Optimizar Recursos (Económicos, Tecnológicos y Humanos).
- Unificar Formatos, registros, bitácoras y formularios
- Organizar las diferentes áreas y departamentos del negocio
- Reflejar la Imagen del Negocio.
- Empoderar al personal
- Liberarle tiempo a los mandos gerenciales y directivos
Este efecto se logra en dos sentidos; hacia afuera beneficiará la percepción e imagen de la marca que permitirá institucionalizar el negocio y hacia adentro gestionarlo más eficientemente; impactará a los colaboradores porque tendrán claros sus roles y responsabilidades, lo que les permitirá empoderarse y sentirse seguros de su desempeño y por tanto se eliminará poco a poco la delegación hacia arriba, lo que a su vez hará que mandos gerenciales y directivos puedan enfocarse en lo estratégico.
Un sistema es el conjunto de procesos que especifican cómo deben realizarse las tareas para que cada uno de los ocupantes en los diferentes puestos sepan lo que se espera de ellos, cómo deben realizarlo y cómo van a ser medidos sus resultados.
Conforme crece el negocio se vuelve más difícil controlarlo todo, por tanto, los sistemas y procesos aseguran la mejor operación posible.
Cuando estos sistemas son implementados de manera correcta nos permiten garantizar que el cliente esté recibiendo un servicio adecuado impactando en la rentabilidad de la empresa, conforme la empresa se diversifica, crece o se vuelve más sofisticada, los sistemas se convierten no solamente en necesarios sino además son clave para los resultados financieros.
¿Cuáles son estos sistemas clave?
Iniciemos con los sistemas de la operación diaria de oficina; cómo contestar el teléfono, proceso de venta, sistemas de inventarios, sistemas de soporte al cliente, procesos de facturación y contabilidad, sistemas de reclutamiento, selección y contratación del capital humano, sistemas de formación y entrenamiento, metodologías de evaluación del desempeño, entre otros.
Los 4 pasos básicos de la sistematización:
- Diagrama de flujo de tus procesos
Diseña la ruta de todos los pasos requeridos para llevar a cabo el proceso que lleve al colaborador a los resultados requeridos.
- Documentar cómo se hace cada uno de estos pasos
Solicitar a cada colaborador que hoy esté haciendo este trabajo que documente cada paso para realizar una tarea, revisarla y dar por bueno este proceso, documentarlo, compartirlo, implementarlo y supervisar su cumplimiento.
- Definir indicadores clave de rendimiento y medir el rendimiento
La principal característica que debe tener el sistema que diseñamos es que sea eficaz, por tanto, habremos de medir los resultados; y estos pueden ser ventas, número de clientes potenciales, promedio de venta por ticket, porcentajes de devoluciones o rechazos…
- Asegurarse de que el sistema crezca o cambie de la misma forma que el negocio cambia o crece.
Que cada sistema sea fiable, autocorregirle y escalable a fin de que permita que evolucione al ritmo que el negocio evoluciona.
Tips adicionales
- Usar todas las herramientas con las que se cuente; tomar fotos, hacer videos, diagramas, dibujos, y todo lo que permita una mejor comprensión del proceso.
- No complicar los sistemas con pasos o cosas que agreguen costo pero no valor.
- Documentarlo todo, políticas, procesos, procedimientos, manuales; que estos además de documentarlos sean compartidos y nos aseguramos de su correcta implementación.
- Tener un catálogo de documentos que permita a cada colaborador tener el panorama completo.
- Tener fácil acceso a estos documentos, que todo mundo pueda tenerlos a la mano ya sea con una copia de este o acceso a esta información en la nube.
- Exigir a todos los miembros del equipo revisar periódicamente estos procesos y hacer los cambios necesarios de acuerdo con las exigencias de la realidad del día a día de la organización
- Comunicar cualquier cambio en políticas y procedimientos.
Ahora ya sabes cómo sistematizar y estandarizar tu Pyme con éxito. ¡Esta en tus manos tener una empresa exitosa!
