Sistema de retroalimentación formal al personal de tu Pyme
Desarrollar el potencial de tu capital humano es fundamental, la retroalimentación formal al personal de tu pyme es una poderosa herramienta que te permite ayudarlos y apoyarlos en su desarrollo y mejora de desempeño.
Es guiarlos en el camino para que se cumplan los objetivos, mejorar el clima laboral y tener una comunicación con tus subordinados que aclare puntos que pueden estar obstaculizando una relación que debe ser de colaboración, consiguiendo el compromiso que tu requieres de cada uno.
Pasos por seguir para una retroalimentación efectiva
Recuerda centrarte en las competencias clave que estás evaluando y su alineación a las metas de tu organización.
1. Prepárate para la entrevista
El objetivo de esta entrevista es optimizar su trabajo y definirle áreas de oportunidad por lo que no debes de hacerlo sin un previo análisis de su rendimiento y comportamiento, la entrevista le permitirá conocer fortalezas y debilidades en su desempeño, definiendo claramente las áreas en las que quieres que mejore y el compromiso de su parte de hacerlo.
Deja esta actividad establecida como parte de tus funciones y llévala a cabo cada 1 o 2 meses con cada uno de tus colaboradores, es la manera de dar seguimiento a los compromisos y conseguir la mejora continua.
Prepara la documentación necesaria como las evaluaciones de desempeño anteriores, reportes, indicadores, manual de puesto, etc.
Pide a tu colaborador que se prepare para la reunión y establece la agenda para llevarla a cabo.
Lleva el registro de todo lo platicado y acordado.
2. Establece claramente metas y expectativas
Es esencial que tú y tu subordinado tengan claras las metas a lograr y las expectativas de desempeño, la objetividad permitirá conseguir el objetivo que ambos están planteando, por lo que debes asegurar que las metas que se establezcan reúnan los siguientes requisitos:
- Que sean específicas y alineadas a los objetivos del puesto
- Sean medibles
- Que sean alcanzables
- Estén orientadas a resultados
- Que estén determinadas para un periodo de tiempo.
3. Desarrolla la entrevista de manera presencial
Aun cuando cada día aumenta el uso de las plataformas que la tecnología ofrece es recomendable que estas sesiones se hagan en modalidad presencial, la comunicación cara a cara es mucho mas efectiva y te permite observar mejor las reacciones y crear un ambiente de mayor cercanía.
4. Sé específico y da ejemplos
Para que este proceso de retroalimentación formal al personal de tu pyme sea efectivo es imprescindible que sea objetivo, así que refiérete a hechos, mediciones, resultados cuantificables y no a opiniones, interpretaciones o puntos de vista, asegúrate que acompañes tus comentarios de ejemplos e información validada sin dejar dudas ni malentendidos.
5. Maneja una comunicación directa y asertiva
Inicia tu entrevista amablemente preguntado a tu interlocutor cómo se ha sentido, qué ha sucedido desde su última entrevista, qué avances considera que se han logrado, y déjalo expresarse cómodamente sin interrumpirlo.
Asegúrate que tu mensaje llegue claramente, confirma con tu entrevistado que lograste transmitirlo y cumpliste tu objetivo de comunicación de este.
6. Haz de la retroalimentación un proceso sistematizado y establecido
Recuerda que el propósito fundamental es fomentar la mejora y el aprendizaje continuo, aun cuando debe existir comunicación y asesoría constante de parte del jefe hacia su equipo, es importante que esta retroalimentación forme parte de un proceso formal de la gestión de talento de manera sistematizada y establecida dentro de la organización.
7. Enfatiza en lo que se puede cambiar o mejorar y reconoce logros y esfuerzos
Cuida que el enfoque de la junta sea encontrar conjuntamente la manera de que la persona mejore sus competencias y encuentre las áreas de oportunidad en las que puede trabajar, que conozca sus oportunidades de desarrollar su potencial y que refuerce sus logros y puntos buenos.
Es importante también que esta sea una oportunidad de darle un reconocimiento respecto de sus avances, éxitos y que se le motive para su constante crecimiento profesional y personal.
8. Cierra exitosamente tu entrevista
Agradécele su atención a la entrevista, pregunta si tiene algún comentario que quiera agregar y agenda la próxima junta de retroalimentación.
Envía por mail los puntos platicados y los compromisos establecidos
