Manuales de Puesto y Responsabilidades en Pymes

Uno de los temas de conversaciones más comunes entre los dueños de Pymes es que las personas que se contrataron no hacen lo que se esperaba. No era el colaborador que ellos estaban buscando. Para ello existen los Manuales de puesto.

Esto es muy común dentro de las empresas. Sin embargo… ¿Les han dicho algo a estas personas cuáles son sus responsabilidades? ¿Cuáles son sus tareas? ¿Qué puesto están ocupando exactamente en la empresa? o ¿Qué se espera del puesto dentro de la empresa?

La gente es contratada para una tarea y luego ya están haciendo otras actividades diferentes para lo que se contrató originalmente. No es malo, pero si es perjudicial si a las personas no se les comenta cuáles son sus responsabilidades originales y que están apoyando a la empresa en lo que se encuentra la otra vacante. También trae incertidumbre al empleado y una sensación de “abuso” por parte de la compañía ya que siempre lo están moviendo a otras áreas sin saber si en algún momento podrá regresar a su puesto original.

Para evitar todo esto te sugerimos crear el manual de puesto de cada uno de los puestos que tengas en tu Pyme, incluyendo el tuyo.

¿Qué es un Manual de Puesto?

Este es un documento dinámico, es decir, puede cambiar con las necesidades de la empresa, sobre todo si la empresa está en pleno crecimiento.

Mucha gente la confunde con un perfil de puesto. El manual de puesto va más allá de un perfil de puesto. Un manual de puesto incluye la siguiente información:

• Resultado Esperado del puesto. Qué esperamos del puesto dentro de la empresa.

• Lista de todas las actividades estratégicas que tiene el puesto. Como actividades estratégicas se entiende todas las actividades que tengan que ver con el desarrollo de sistemas o crecimiento de la empresa.

• Listado de todas las actividades operativas o del día a día que hace el puesto.

• Estándares Operativos del Puesto. Aquí vas a incluir todo que quieras recalcar o enfatizar de las tareas operativas.

• Estándares del Perfil del Puesto. Son todos los datos como escolaridad, experiencia, idiomas, manejo de software, etc.

• Indicadores de desempeño. Menciona cómo vas a medir que la persona que ocupe el puesto lo esté desempeñando de excelente forma. No olvides incluir también con qué frecuencia vas a medir estos indicadores.

• También incluye los estándares para toda la empresa. Esto no cambia en cada puesto. Son los mismos. Son los de tu empresa. Son los valores y principios bajo los que se rige.

• Por último deja un espacio para las firmas del ocupante del puesto y otro para el Jefe del puesto. Al firmar un documento, los firmantes adquieren el compromiso necesario para que se den todas los puntos que incluiste en el manual de puesto.

¿Qué beneficios tendrás al crear los manuales de puesto?

1. Aumento en rentabilidad y productividad al tener muy claras las funciones y responsabilidades de cada persona en la empresa y evitar duplicidad de funciones.
2. Mejora la retención del personal y mejora la selección del personal. Ahora ya vas a saber qué pedir para un puesto en particular. ¿Sabías que el costo de una mala contratación esta calculado en 10-12 meses de sueldo?
3. Vas a brindar certidumbre a tu personal. Eso hará que se enfoquen aún más en sus actividades.
4. Las “zonas muertas” de responsabilidad disminuíran drásticamente. Cada quién sabe cuáles son las suyas.
5. El manejo del personal se facilitará pues ya tienes una guía de lo hace cada quién.

Si no tienes los manuales de puesto de cada puesto en tu empresa comiénzalos hoy mismo y dalos a conocer periódicamente con tu personal.

Cada 3 meses, lee con cada quién su manual de puesto. Esta herramienta es de las más importantes que puedes implementar en tu empresa.