Retroalimentación del personal y manuales de puesto: Reduce el estrés de tus empleados
Una de las principales quejas de los dueños de Pymes es: ¿por qué la gente no hace lo que le digo? ¿Cuántas veces has esperado que una tarea se haga de determinada manera y simplemente no sucede? o no se hace como habías pensado que resultaría, bueno este problema es de lo más común en las Pymes y en general en los negocios por no llevar una retroalimentación del personal y manuales de puesto.
Retroalimentación del personal
Como emprendedor te puede costar mucho el estrés de tus colaboradores, para evitar estos problemas es muy importante una adecuada retro alimentación del desempeño de cada uno de ellos.
Esta retroalimentación del personal debe hacerse en una junta individual mensual, cada jefe con cada uno de sus subordinados es realmente importante tomarse el tiempo para hacer esta junta a detalle, ya que verás enormes beneficios casi de inmediato.
Empieza por tener muy claro que quieres comunicar, luego, escucha primero, hay que escuchar activamente lo que el otro tiene que decir.
Antes de la junta hay que preparar una lista de cosas que ese colaborador está haciendo bien, pero tiene que ser muy específica, no puedes decirle sólo: “buen trabajo” o “estás mejorando mucho”, hay que decirle exactamente qué es lo que como jefe estas esperando de ese colaborador.
Muchas veces el colaborador cree que está haciendo algo bien pero no es lo que tú como jefe necesitas o estás esperando. Luego, por otro lado, hay que hacer la lista de las áreas de oportunidad, es decir lo que no se está haciendo de la mejor manera también de una forma muy específica, no puedes sólo decir: “has bajado tu rendimiento”, sino qué tareas o actividades no se hicieron como se esperaba, qué fue lo que falló y cómo se debería haber hecho.
¿Cómo hacerlo?
Una vez hecho esto, tienes que concretar actividades, específicas también, que se van a realizar para que la actividad se haga ahora sí mejor y como se esperaba.
Por otra parte, una vez terminando la reunión, debes asegurarte de que el colaborador reciba por escrito la descripción de lo que sí se espera de él, lo que no queremos que haga y lo que se quedó en hacer. Se debe enviar por correo y asegurarnos que lo reciba.
Puede darse el caso de que algunos colaboradores no tengan acceso a correo electrónico en ese caso puedes imprimir esos datos y entregárselos.
En la junta del mes siguiente ese registro te servirá como base para revisar lo que habían quedado y si cambió algo durante el mes, si se cumplieron los acuerdos, o si se sigue presentando la misma situación, de manera que tienes un registro del avance.
Por último, no olvides la parte personal, dedicar unos minutos a escuchar cómo va la vida personal de tus colaboradores hará que se sientan escuchados y tomados en cuenta.
Enseña a todos tus jefes que tengan personal a su cargo a hacer esta junta de retroalimentación del personal formal y lleva un registro por escrito de quienes están teniendo las reuniones con quienes para un mejor control y verás como el desempeño de tu Pyme cambia radicalmente.
Manuales de puesto
Pareciera obvio que las personas son importantes, sin embargo, muchas veces no somos conscientes de que “realmente” el capital humano es el que hace el trabajo.
Aún en la actualidad donde la tecnología ha construido robots que hacen tantas cosas, el trabajo humano sigue siendo el pilar fundamental del cumplimiento de objetivos. Sin embargo, la mayor parte de las veces no saben cómo, si así de fácil y también ilógico.
En alguna ocasión un cliente nos dijo: “pero ¿cómo? ¿No es obvio? Todos debemos saber cómo hacer ciertas cosas… ¿no? La respuesta es ¡no! La mayoría de nosotros tenemos “cierta idea” “más o menos clara” de lo que hay que hacer, pero te sorprendería ver como “cierta idea” puede significar cientos de cosas diferentes…
Entonces, ¿qué hacer? La respuesta está más allá de una descripción o perfil de puesto. Es necesario también hacer referencia a lo que el colaborador “está dispuesto a hacer” esto lo logramos con lo que llamamos “manual de puesto”.
El manual de puesto va más allá de un listado de labores, es un acuerdo de “buena voluntad” en el que empleado y jefe “estamos dispuestos”, queremos, entendemos y NOS INTERESA, que el trabajo se lleve a cabo de una manera muy puntual y específica.
¿Qué debe contener un manual de puesto?
- Nombre del puesto
- Resultado esperado (del puesto particular)
- En el caso de puestos gerenciales, se debe especificar los puestos a su cargo y los resultados esperados de esos cargos.
- Listado de labores tácticas (operativas)
- Listado de labores estratégicas (gerenciales)
- Estándares operativos del puesto (son los relacionados con el trabajo del día a día)
- Estándares del perfil (son los relacionados con su puesto en particular)
- Indicadores de Desempeño (cómo es que se va a “calificar” el trabajo realizado en este puesto)
- Estándares generales para toda la empresa (las “reglas del juego” que aplican para todo el negocio).
- Firmas (de conformidad y acuerdo del empleado y de su jefe inmediato superior)
Este documento nos dará un panorama mucho más específico tanto a jefe como a empleado de que actividades y sobre todo COMO se deben realizar las actividades de cada puesto.
