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“YA ME CAYÓ EL 20”.

Frase coloquial que utilizamos regularmente  y que suele relacionarse con el hecho de que una persona ha “caído en cuenta” de algo que desconocía o no entendía, es decir, “ya entendí” o “ahora comprendo”.

 

“Ya me cayó el 20” eso fue lo que un cliente expreso en una sesión después de que en varias sesiones habíamos estado documentando procesos y manuales  la expresión fue muy evidente cuando dijo ya me cayó el 20, ya había caído en cuenta, ahora comprendía, que todo está relacionado y así es, en una Pyme (pequeña y mediana empresa) todo está relacionado al igual que una empresa grande (con la debida proporción).

 

Cuando decimos que todo está relacionado es que los efectos colaterales de cuando un dueño de pyme toma decisiones erróneas, de que sus colaboradores  tratan  mal a un cliente o más aún que un empleado no realice su trabajo, o realizar  una mala compra,  una mala contratación, etc. Todo repercute en los resultados y avance de la Pyme y esto sucede en la mayoría de los casos porque nada está por escrito y lo que no está por escrito no existe.

 

Los emprendedores cuando inician su empresa, lo hemos comentado mucho, olvidan ciertos puntos que para ellos son ciegos  como es todo aquello de poner Orden y Estandarizar su empresa.

 

Al hablar de todo está relacionado es que por más chica que sea una empresa debe llevar a cabo todas las actividades necesarias para la buena marcha de la empresa y una de ellas es el Registro Control de Documentos- RCD –  con él se obtiene una visión global de cómo se está avanzando en la documentación y sistematización de la empresa en cada una de las diferentes áreas: Finanzas, Producción, Operaciones, Capital Humano, Mercadotecnia, Ventas,etc dependiendo de las características particulares de la empresa. La idea es llevar el registro detallado de que Procesos y Manuales que se han estado documentado, que Formatos se han desarrollado, que Documentos se han generado y que Registros se están llevando a cabo para evaluar los avances.

 

El Registro de Control de Documentos – RCD – es un tablero de control total en el que se tiene la visión global de toda la Pyme, entre otros aspectos que se registran están: Fecha de elaboración, estatus, ubicación del archivo, versión, formato, área, sub área, responsable, fecha de creación, fecha de aprobación, etc.

 

Esto es,  al concluir la documentación de un Proceso, no basta con leerlo con los involucrados y ponerlo en marcha, el proceso debe quedar registrado en el RCD el cual debe ser controlado por un solo responsable para que se tenga una sola versión y con esto la visión clara del avance obtenido en el Orden y Estandarización de la Pyme.

 

El RCD es la evidencia, es la foto del estatus que tiene el emprendedor dueño de pyme del camino recorrido y del que tiene por recorrer, poco a poco se van llenando todas las columnas de cada archivo, al paso del tiempo el RCD se convierte en el compañero del Emprendedor ya que adicionalmente puede utilizarlo para registrar otros documentos como contratos, cedulas, actas, etc., que es muy normal que a la hora de querer realizar un trámite normalmente no tienen idea de donde se encuentran los documentos archivados en físico o digital.