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¡Tic-Tac-Boom!

Cuantas veces no hemos escuchado las siguientes frases:

 

¡Se me hizo tarde para la junta!

 

¡No llame a mi proveedor!

 

¡se venció la factura y no he pagado!

 

¡Es tardísimo y aún no termino el reporte!

 

Si te identificaste con al menos una de ellas, ¡felicidades! Es un hecho que eres un Emprendedor, pero no te desconciertes, todos los emprendedores dueños de una PYME (Pequeñas y Medianas Empresas), han pasado por esta etapa en la que cubren diversos roles haciendo de todo un poco, algunas veces están vendiendo, otras ordenando el almacén o documentos, facturas, pagos, arreglando maquinas o tomando llamadas y contestando mensajes o mails, etc, etc, en fin, que realmente se han convertido en un vivo ejemplo de la palabra “multitask” o dicho en español multitareas.

 

Como podemos ver, esta decisión de ser Emprendedor no es tarea fácil, ya que los requerimientos de los roles antes mencionados significan exigencias que en ocasiones son difíciles de llevar a cabo día a día, y con tantas actividades que realizar, terminas agotado(a) y al revisar todo lo que aún quedo pendiente te das cuentas de que terminaste algunas cuantas cosas.

 

Para ayudarte a evitar que te quedes dando vueltas en este círculo vicioso, debes saber que siempre existe una luz al final del túnel, una forma, un sistema o herramienta que pueda ayudarte a hacer funcionar tu negocio, la clave está en estas dos palabras clave “orden y estandarización”.

 

A continuación, vamos a darte unos prácticos tip´s para que empieces a organizarte y hacer rendir más tu tiempo para tus actividades:

 

1. Planea tu día a día: has una lista de tus actividades diarias.

 

2. Calendariza y agenda todas tus actividades: hoy en día hay muchísimas herramientas electrónicas con las que fácilmente podrás contar para tener muy presente tus actividades y horarios en los que las realizarás, utiliza un calendario para poner tus actividades con su horario correspondiente tomando en cuenta los tiempos de preparación para dichas actividades, es decir si agendas una junta considera unos minutos antes para que tengas todo lo necesario preparado (proyector, carpetas con información, computadora) para la junta, si tienes que ir a visitar a un cliente o alguna oficina a hacer trámites, considera tus tiempos de traslado, en si la idea es poner en la agenda y calendario todas tus actividades lo más detalladas posibles.

 

3. Agenda todo inclusive las horas en el día en que vas a revisar tus mails y mensajes de Whatsapp, Skype, Zoom, Messanger, etc. ¡Esto es importantísimo!, el que agendes horarios específicos para revisar mails y mensajes puede aumentar tu productividad INCREIBLEMENTE, ya hay muchos estudios a nivel internacional que hablan de lo improductivo de está revisando mails y mensajes a todas horas. Al principio te va a costar pero si adquieres el hábito podrás exponenciar tu productividad como nunca habías pensado.

 

4. Programa juntas con todos tus reportes directos de preferencia en un día y hora fijo en la semana para siempre estar dando seguimiento a los pendientes de todas las áreas.

 

5. Crea juntas de interrupciones y emergencias. ¡Esto es importantísimo! En las PYMEs es muy normal que al dueño lo estén interrumpiendo todo el día sus colaboradores para resolver problemas operativos. Crea un par de juntas al día de 30 minutos o una hora, por la mañana y por la tarde donde atenderás todas las “emergencias” (que rara vez lo son) de todos los colaboradores. Coméntales a tus colaboradores que sólo te pueden interrumpir en esos horarios. No te imaginas el nivel de productividad que puedes alcanzar haciendo esto.

 

6. Revisa tu agenda al final del día y cuando notes que cambiaste una actividad agendada por otra, escribe lo que realmente hiciste, para que veas en que inviertes tu tiempo y que actividades no te permiten realizar lo que tenías programado.

 

7. Realiza la programación de tus actividades semanalmente, se constante en este ejercicio de tal forma que se vuelva un hábito.

 

Si llevas a cabo esta forma de a programar tus actividades y enseñas a tus colaboradores a hacerlo, podrás darte cuenta de que la productividad en tu empresa aumentará, pero recuerda la constancia es fundamental para esto.