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Manuales de Puesto

Cuando estamos abordando el Área de Capital Humano con nuestros clientes  y llegamos a la sección de Manuales de Puesto, normalmente hay un silencio ante la pregunta inminente de si ¿tus colaboradores saben lo que tienen que hacer y si además lo tienen por escrito?  ¿Qué respuesta darías tú en tu negocio?

 

Esta historia se repite con casi todos nuestros clientes, lo que llegamos a encontrar en el mejor de los casos es una descripción de actividades o un perfil, el cual  utilizan en ocasiones para llevar a cabo el reclutamiento.

 

Es importante contar con el formato ideal para poder documentar un manual de puesto, pero primero definamos que es un Manual de Puesto: Es un documento que le permite al colaborador conocer de forma integral todo lo que tiene que hacer, que se espera de su trabajo,  de que es responsable y como lo van a medir, veámoslo con más detalle:

 

El Manual de Puesto lleva al inicio el título del puesto, es muy común encontrarnos que en las PYMEs no tienen establecidos puestos, esto es, no realizan la distinción de si es un auxiliar, ayudante, coordinador, encargado, supervisor, etc. Simplemente nombran los puestos como ventas, contabilidad, compras, etc. Este aspecto es importante ya que las personas ocupan puestos y  los puestos operan procesos.

 

Por otro lado todos los documentos, formatos registros, procesos, manuales, etc., por regla general llevan al inicio una sección de nomenclatura en donde se asigna un código con prefijos determinados dependiendo el área o departamento.

 

Una vez que ya tiene el nombre del puesto y la nomenclatura, debemos especificar cuál es el resultado esperado del puesto, cuales la razón principal, como contribuye el puesto a lograr la Visión Estratégica de la empresa con su trabajo cotidiano, el resultado esperado debe ser redactado con mucho detalle sin extenderse demasiado pero si debe incluir los puntos principales del objetivo del puesto, su justificación en la empresa.

 

Posteriormente esta la sección de las labores específicas, deben estar divididas en Estratégicas y Tácticas Operativas, a mayor nivel jerárquico el puesto debe tener más labores estratégicas, a menor nivel jerárquico más labores tácticas operativas. Las labores tácticas es todo aquello que se lleva a cabo de forma cotidiana en el día a día. Las labores estrategias son aquellas en donde se le está dando forma al negocio –  desarrollo de sistemas, procesos, manuales, estándares – que regulen y mejoren la labor entre todos los colaboradores de la empresa.

 

Las labores principales se resaltan en los Estándares Operativos, en donde vamos a especificar que labores se quieren reforzar.

 

Estándares del Perfil, aquí vamos a detallar las competencias necesarias para el puesto y todo lo relativo a: grado académico, experiencia previa, estado civil, etc.

 

Si establecimos un Resultado Esperado al inicio, debemos establecer una cuantificación y esta la determinamos en los Indicadores de Desempeño, estos nos permiten medir el avance del colaborador, ser muy específicos como vamos a medir el desempeño en cifras, cantidades, porcentajes, para que el empleado conozca sus resultados y haga conciencia de si su trabajo está dando el resultado esperado.

 

Al final del Manual de Puesto recomendamos que se incluyan Estándares Generales para toda la empresa, aquí hay que especificar como dueños de negocio que es lo que queremos que nuestros empelados conozcan y respeten como valores, principios, etc. Esta sección es importante mencionar que debe ser igual para todos los manuales de puesto de todos los colaboradores de la empresa para lograr coherencia y uniformidad en el comportamiento.