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Diseño y Documentación de Procesos.

Todos los temas que trabajamos con las PYMEs que ayudamos son importantes ya que se revisan de forma integral todas las áreas que cualquier empresa tiene (o debe tener) lo que llamamos nosotros las Siete Áreas Principales en una PYME. Sin embargo un tema que marca un antes y un después en la forma de ver su empresa como dueño de negocio es el de Diseño y Documentación de Procesos.

 

En este tema utilizamos un formato verdaderamente sencillo y probado miles de veces, que permite ver de forma integral y sistémica cómo se comporta un proceso en sus diferentes etapas, desde el nombre del proceso, cuando iniciamos la documentación del proceso siempre le decimos a los dueños de PYMEs que ayudamos, no se preocupen por el nombre, es posible que conforme vayamos avanzando en la documentación puede ser  que el nombre del proceso se cambie.

 

Cuales son las diferentes etapas después del nombre y nomenclatura:

 

La declaración de resultados, esto es, que se espera al final del proceso una vez documentado.

 

Luego se incluyen los diferentes puestos que participan en el proceso, en esta etapa por lo regular al inicio, no se consideran todos los puestos participantes y conforme se avanza en la documentación del proceso se van descubriendo otros participantes.

 

Los diferentes pasos o eslabones que conforman el proceso los revisamos en un flujograma, paso a paso, desmenuzando en todas sus partes al proceso, aquí aplica el dicho divide y vencerás, posteriormente se redacta cada paso, cuando entramos en el detalle de cada paso descubrimos muchos aspectos inherentes al paso y que en muchas ocasiones no se consideran porque se dan por sentado, o  sea que el responsable del paso lleva a cabo actividades que no están incluidas y  que se pasan por alto o peor aún, actividades que no se están realizando para poder llevar a cabo de forma integral el paso en revisión.

 

En el detalle de cada paso se incluye el responsable del paso además de la frecuencia y el tiempo que se lleva para realizar el paso.

 

Requisitos de recursos, es la siguiente etapa, aquí se detallan todos aquellos aspectos necesarios para que el proceso funcione como: Personal, Instalaciones, Equipo, Suministros e Información. En esta etapa siempre se deben incluir todos los recursos por más obvios que parezcan, más vale que sobre a que falte.

 

Cuantificación del sistema, viene siendo la determinación de cómo se va a estar midiendo el proceso mientras este en funciones, que métricas se van a aplicar: cantidades, porcentajes, niveles, etc.

 

Y por último los Estándares del Sistema, suena muy sofisticado esto pero es algo sencillo y muy útil, es todo aquello que si se permite y no se permite dentro del proceso y establece la reglas de juego, regula al proceso en todos los sentidos.

 

Bien ahora que conoces como diseñar y documentar un proceso ¿porque no lo pones a prueba e inicias las estandarización y sistematización de tu Empresa?